Képzelt riport egy Excel oktatóval
Az Excel hamarosan 40 éves lesz, mégis az egyik leghasznosabb és legszélesebb körben használt szoftver. Mi ennek az oka? Miért éri meg még ma is Excelt tanulni?
Az Excel a világ legismertebb táblázatkezelője, amelynek használata szinte alapelvárás minden üzleti környezetben: gyakorlatilag mindenki meg tud nyitni és kezelni egy Excel fájlt. Az üzleti felhasználók elsősorban a rugalmassága miatt szeretik, hiszen egy informatikai adatbázishoz képest minimális IT tudással is lehet benne adatot módosítani, információt kinyerni és feldolgozni.
Az is sokat elárul a pozíciójáról, hogy még a konkurens megoldások – mint a Google Sheets, az Apple Numbers vagy az ODS – is igyekeznek teljes Excel-kompatibilitást biztosítani. Az informatikai rendszerek által generált adatok jelentős része végül Excelben köt ki, és szinte minden adatvizualizációs eszköznél felmerül a kérdés: „hol van a gomb, amivel ki tudom exportálni Excel-be?”.
Az Excel nemcsak alapfokú adattárolásra alkalmas, hanem adatmanipulációs, adatgeneráló és információmegjelenítő funkciókkal is rendelkezik. Olyan, mint a sakk: könnyű megtanulni az alapokat, de nehéz igazán mesteri szinten használni. Az egyszerű képletektől kezdve a makróíráson és a PowerQuery-n át egészen a többszörösen beágyazott függvényekig mindig kínál új kihívást, így tanulása ma is rendkívül hasznos befektetés.
Vannak olyan kevésbé ismert funkciók, amik akár alapszinten is hasznosak? Mik ezek?
A Villámkitöltés automatikusan felismeri a mintákat, és kiegészíti az adatokat, így például könnyen szét lehet választani neveket vagy egységesíteni lehet formátumokat.
Az Analyze Data funkció gyors áttekintést ad az adathalmazról, és javaslatokat kínál különböző kimutatásokra vagy összefüggésekre.
A KERESÉS.X és az INDEX/HOL.VAN függvények rugalmasabb és hatékonyabb keresést tesznek lehetővé az adatokban, mint a klasszikus FKERES.
A feltételes formázás segítségével az adatok bizonyos feltételek teljesülése esetén vizuálisan kiemelkednek, így a táblázat sokkal áttekinthetőbbé válik.
Vannak konkrét jó példák, hogy pontosan hogyan segít az Excel a feladatok gyorsabb elvégzésében?
A szövegfüggvények felgyorsítják az adattisztítást, például néhány kattintással eltávolíthatók a felesleges szóközök vagy szétbonthatók a nevek külön oszlopokba.
A keresőfüggvények lehetővé teszik két adathalmaz gyors összehasonlítását, így pillanatok alatt kiderül, mely elemek hiányoznak az egyik listából.
A Pivot-tábla néhány lépésben képes hatalmas adattömeget összesíteni és átlátható információvá alakítani, ami óriási időmegtakarítást jelent.
Sokan szembesülünk azzal a problémával, hogy újra és újra nekikezdünk a tanulásnak, de a tudásunk megragad az újrakezdő szinten. Mi lehet a hiba, amit elkövetünk?
Ilyeneket találtunk mint, a: folyamatos gyakorlás hiánya, a félelem az összetettebb funkciók alkalmazásától, nem megfelelő forrásból való tanulás, magabiztos alapismeretek hiánya, nem megfelelő tanulási módszer.
Általános jelenség, hogy amit megtanítanak/megmutatnak nekünk, azt felejtjük el legkönnyebben. Ha rávezetnek a megoldásra, Excel esetében pl megadják a használandó függvényt, de annak megírását a tanulóra hagyjuk, egy fokkal mélyebben bevésődik. Ha pedig még a megoldási módszertant is tanuló kutatja ki, az marad meg legtovább. Nincs jobb tanulás, mint ha a főnök azt mondja, hogy legyen meg a megoldás holnapra és Google-ban keresgetjük és megtaláljuk. Természetesen ebben a sorrendben követel meg egyre nagyobb elhivatottságot és motivációt.
Az én tanfolyamom ilyen szempontból a második szintre fókuszál, a legfontosabb része az egész tananyagnak az 5 darab házi feladat, mellyel darabonként kb 2-3 órát kell egy kezdőnek ’szenvednie’. Az kurzusom videós része ’csak zengő érc, vagy pengő cimbalom’, ha a gyakorlatban nem próbálja ki magát a tanuló a házi feladatok során.
A fő oka a kezdőszinten megragadásnak, hogy a hallgatók ritkán szembesülnek új Excel problémával és ott is túl hamar kérnek külső segítséget.